줌 회의 후 자동 녹취 → 텍스트 요약 → Notion 공유까지
오늘은 회의록 요약 끝판왕 ChatGPT + Notion 로 회의록 자동 정리하는 방법에 대해 소개해드릴 예정입니다.
회의록, 이제 사람이 일일이 작성하지 않아도 된다
하루에도 몇 번씩 Zoom, Meet 등으로 회의를 진행하지만, 회의가 끝난 직후 우리는 늘 같은 고민을 한다. “누가 회의록 정리하지?”, “중요한 내용은 빠짐없이 기록됐을까?”, “이 내용을 팀원들과 어떻게 공유하지?”
회의가 끝나면 자연스럽게 다음 업무에 몰두하게 된다. 회의 내용을 복기하고 문서화하는 일은 후순위로 밀리고, 결국 회의록은 며칠 뒤에야 작성되거나, 아예 사라지는 경우도 적지 않다. 그런데 회의에서 결정된 중요한 내용이나 담당 업무, 마감일이 정리되지 않으면 프로젝트 전체가 느슨해지기 쉽다. 팀 간 소통도 단절되고, 동일한 논의를 반복하는 일도 생긴다.
다행히 최근에는 이 문제를 해결할 수 있는 아주 강력한 방법이 있다. 바로 AI를 활용한 회의 요약 자동화다. 회의 중 음성 녹음을 하고, 그 결과를 AI가 텍스트로 변환한 뒤, 생성형 AI가 내용을 요약해 Notion 같은 협업 도구에 정리하는 방식이다.
이 과정을 익숙하게 만들면 회의가 끝난 후 단 몇 분 만에 요약된 회의록이 정리되고, 업무 내용이 체계적으로 공유된다. 이 글에서는 실제 업무에 적용 가능한 회의 요약 자동화 과정을 3단계로 나눠 소개한다.
자동화 1단계: 회의 음성을 텍스트로 전환하기
회의 요약의 출발점은 ‘기록 가능한 형태’로 남기는 것이다. 화상회의 플랫폼인 Zoom은 회의를 녹화하고 자막을 생성해주는 기능을 자체적으로 제공한다. 하지만 더 정교하고 정확한 회의 내용을 얻으려면 외부 음성 인식(STT, Speech-to-Text) 도구를 함께 사용하는 것이 좋다.
대표적인 도구로는 Otter.ai, Fireflies.ai, Krisp, Notta, Whisper 등이 있다. 이들 툴은 회의 시작과 동시에 녹음을 시작하고, 참가자의 발화를 구분해 실시간으로 텍스트로 변환해준다. 회의가 끝나면 자동으로 회의 전체 내용을 이메일이나 대시보드에 정리해서 제공한다.
예를 들어 Fireflies.ai를 Zoom에 연동하면 회의가 끝난 후 자동으로 녹취 텍스트가 생성되고, 타임스탬프와 함께 주요 키워드까지 정리된 보고서를 받아볼 수 있다. 이 보고서는 ChatGPT 같은 생성형 AI에게 전달하기에 최적화된 형식이다.
STT 도구를 사용하는 과정은 어렵지 않다. 대부분 계정을 만들고 Zoom 계정을 연동하면 자동으로 회의 스케줄을 인식하고, 해당 시간에 AI 봇이 자동 입장해 녹취를 시작한다. 참여자 입장에서도 큰 불편함 없이 자동화된 회의 기록을 확보할 수 있다.
자동화 2단계: ChatGPT로 핵심만 정리하기
음성 → 텍스트 전환이 끝났다면, 이제 핵심은 이 방대한 텍스트를 어떻게 정리하느냐이다. 회의 내용은 대부분 30~60분 분량이고, 그대로 읽기에는 너무 길고 비효율적이다. 그래서 이 텍스트를 사람이 아닌 ChatGPT 같은 AI에게 요약시키는 방법이 효과적이다.
ChatGPT는 단순한 텍스트 요약을 넘어, 회의 내용을 업무 중심으로 재구성할 수 있다. 전체 회의의 목적, 중요한 논의 내용, 결론, 담당자별 액션 아이템 등을 구분해서 정리해주기 때문에, 요약본만 보면 어떤 업무가 다음 단계로 이어져야 하는지 한눈에 파악할 수 있다.
회의록을 정리할 때 가장 중요한 기준은 ‘실행 가능성’이다. 누가, 무엇을, 언제까지 해야 하는지가 명확하지 않으면 회의록은 단지 기록용 문서에 불과하다. ChatGPT는 이 부분을 잘 보완해줄 수 있다. 원문 전체를 직접 읽지 않아도, 핵심만 빠르게 파악해 업무에 바로 연결할 수 있다.
회의 직후 이 작업을 진행하면 효과가 훨씬 좋다. 회의 직후 AI에게 텍스트 요약을 요청하면, 팀원들이 회의 내용을 잊기 전에 곧바로 후속 업무에 착수할 수 있고, 책임과 마감일이 분명히 정리되어 프로젝트 관리가 쉬워진다.
자동화 3단계: Notion에 체계적으로 기록하고 공유하기
요약된 회의 내용을 사내 메신저로 보내는 것도 좋지만, 시간이 지나면 검색이 어렵고 다시 찾기 힘들다. 그래서 Notion 같은 협업 툴을 사용하는 것이 좋다. Notion은 메모, 표, 캘린더, 업무 보드 등을 자유롭게 활용할 수 있어 회의록 정리에 매우 적합하다.
회의록을 Notion에 정리할 때는 일정한 템플릿을 사용하는 것이 좋다.
이런 구조를 매번 동일하게 유지하면, 팀원들이 회의록을 빠르게 이해하고 활용할 수 있다. 또한 Notion의 필터 기능을 활용해 ‘이번 주 회의록만 보기’, ‘지연된 액션 아이템만 보기’, ‘담당자별 할당 업무 보기’ 같은 고급 관리도 가능하다.
회의록이 단순한 기록을 넘어 진짜 실행력을 가지려면, 정리된 내용을 팀 전체가 공유할 수 있어야 한다. Notion에서 생성한 회의록 페이지는 링크를 복사해 Slack, 이메일, 사내 인트라넷 등에 쉽게 공유할 수 있다. 공유된 회의록은 누구나 접근 가능하고, 마감일이나 체크박스를 통해 진행 상황도 쉽게 파악할 수 있다.
회의록 자동화는 단순히 시간을 줄여주는 것 이상의 효과가 있다. 회의의 생산성을 끌어올리고, 팀 내 커뮤니케이션을 체계화하며, 불필요한 반복 업무를 줄이는 데 기여한다.
무엇보다 회의가 ‘기록되고 남는다’는 인식이 팀 전체에 공유되면, 회의 내용 자체가 훨씬 명확해진다. 누구나 발언에 책임감을 갖고, 애매한 결론 없이 명확한 방향을 도출하려고 노력하게 된다. 즉, 회의의 질이 자연스럽게 향상된다.
또한 이 시스템은 작은 팀부터 큰 조직까지 모두 적용 가능하다. 초기엔 단순히 녹취 파일을 ChatGPT에 입력하고, 요약 결과를 Notion에 붙여넣는 방식으로 시작해도 충분하다. 이후에는 자동화 도구나 연동 툴을 활용해 완전히 시스템화할 수도 있다.
이제는 회의가 끝난 후 누가 회의록을 쓸지 눈치를 볼 필요도, 중요한 내용을 놓칠까 메모에 집착할 필요도 없다. AI가 회의 내용을 기억하고, 정리하고, 전달하는 시대가 이미 시작되었기 때문이다.
회의는 일의 시작이지만, 회의록은 일이 실제로 움직이게 만드는 ‘연결 고리’다. 단순 기록이 아니라 실질적인 업무 도구로 회의록을 활용하고 싶다면, 지금부터라도 ChatGPT와 Notion을 기반으로 한 자동화 시스템을 시도해보자.
이제 회의록도 더는 사람이 수작업으로 정리할 필요 없다. 필요한 것은 단 3단계, 그리고 AI의 도움뿐이다.