실무에서 자연스럽게 활용하는 생성형 AI 이메일 전략! 이번에는 AI로 작성한 이메일, 들통 안 나는 법을 소개해드립니다.
AI 이메일, 왜 티가 날까?
최근 몇 년 사이, 생성형 AI의 발전 속도는 눈부시다. 특히 ChatGPT나 Notion AI, Grammarly 같은 도구를 활용해 이메일을 작성하는 업무 방식은 많은 직장인에게 이미 익숙해졌다. 하지만 AI가 쓴 이메일은 여전히 ‘딱 보면 안다’는 말이 나올 정도로 사람의 손길이 닿지 않은 느낌을 준다. 왜 그런 걸까?
첫 번째 이유는 언어감각의 부재다. AI는 문법적으로 완벽한 문장을 만들 수 있지만, 상황의 맥락과 뉘앙스를 파악하는 데에는 한계가 있다. 예를 들어, ‘정중한 요청’을 표현할 때 사람이면 자연스럽게 “혹시 가능하실까요?”라고 쓰는 반면, AI는 “귀하께서 이 요청을 수락해주시기를 바랍니다”처럼 지나치게 번역체 문장을 제시하곤 한다. 문법적으론 틀리지 않지만, 실제 업무 이메일에선 어색하다.
두 번째는 맥락을 고려하지 못한 일관된 말투다. 사람은 상대방의 직책, 성격, 지난 대화 기록, 조직문화 등을 종합해 어투를 조절하지만, AI는 대부분 중립적이고 무난한 어조를 사용한다. 그러다 보니 모든 이메일이 복사-붙여넣기한 듯 비슷하게 느껴지고, 특정 상황에선 부적절해 보이기까지 한다.
세 번째는 의도와 핵심 메시지가 희미해지는 구조다. AI는 기본적으로 ‘많이 설명하려는’ 성향을 갖고 있다. 덕분에 초안이 풍부하긴 하지만, 실제 이메일에서는 간결하고 명확한 표현이 훨씬 중요하다. 장황한 도입부, 중복된 문장, 과도한 정중함 등은 오히려 읽는 이로 하여금 피로감을 준다.
AI로 이메일을 작성하되, 사람처럼 보이게 하는 핵심 원칙
그렇다면 어떻게 해야 AI를 사용하면서도 ‘사람이 쓴 것처럼 자연스러운’ 이메일을 만들 수 있을까? 실무에서 바로 적용 가능한 몇 가지 원칙을 소개한다.
핵심은 ‘문맥’이다
AI가 작성한 이메일의 가장 큰 약점은 ‘상황 파악의 결핍’이다. 따라서 이메일을 작성할 때는 먼저 구체적인 맥락을 AI에게 충분히 알려주는 것이 중요하다. 단순히 “자료 요청 이메일 작성해줘”가 아니라, “상대방은 마케팅팀이고, 우리가 기획안을 수정 중이며, 오늘 중으로 피드백을 받아야 한다”는 식의 배경 정보를 입력하면 훨씬 자연스러운 결과물이 나온다.
또한, AI가 제시한 초안을 그대로 쓰지 말고 문장을 맥락에 맞게 리라이팅(rewriting) 하는 과정이 필요하다. 예를 들어, “귀하의 소중한 시간에 감사드립니다”는 표현은 한국어 이메일에서는 과하게 들릴 수 있으니, “바쁘신 중에도 시간 내주셔서 감사합니다” 등으로 바꾸는 식이다.
핵심 메시지는 짧고 명확하게
AI는 보통 친절하게 ‘설명’을 많이 해준다. 그러나 이메일의 목적은 설명보다 의사소통의 효율성에 있다. 어떤 요청이든, 어떤 보고든 핵심 메시지는 두 문장 이내로 요약하는 것이 좋다. 예컨대 “회의 일정을 잡고 싶다”는 메시지를 중심에 배치하고, 이유나 배경은 간단하게 덧붙이면 된다.
또한, 중복 표현 제거도 필수다. AI가 생성한 문장에는 같은 내용을 반복적으로 표현한 구절이 자주 보인다. 예를 들어, “자료를 보내주시면 검토하겠습니다. 해당 자료를 전달 부탁드립니다”는 문장을 “자료를 전달해주시면 검토 후 회신드리겠습니다”처럼 단순화할 필요가 있다.
사람의 감정, 온도차를 표현하라
AI가 잘하지 못하는 영역 중 하나가 바로 정서적 공감과 인간적인 어투 조절이다. 예를 들어, “도움을 주셔서 감사합니다”는 감사를 표현하는 문장이지만, “지난번에 공유해주신 자료 덕분에 큰 도움이 됐습니다”처럼 구체적인 감사의 맥락을 언급하면 훨씬 진정성 있게 다가온다.
또한, 말투의 온도 조절도 중요하다. 예를 들어 상사에게 보내는 이메일이라면 약간 더 단정하고 정중한 톤으로 유지하고, 같은 팀 동료에게는 너무 격식 없는 말 대신 ‘적당한 거리감’의 표현을 선택해야 한다. 이 부분은 AI가 잘 구분하지 못하므로, 반드시 사용자가 직접 다듬어야 한다.
실무에서 바로 쓰는 AI 이메일 활용 전략
AI를 활용한 이메일 작성은 효율을 높이는 데 분명한 장점이 있다. 하지만 자연스러움을 살리고 싶다면 ‘어떻게’ 쓰느냐가 훨씬 중요하다. 아래는 실무에서 실제로 사용 가능한 전략들이다.
초안 생성은 AI에게 맡기되, 마무리는 사람이 한다
AI는 빠르게 문장을 구성하고 초안을 만들기에 유용하다. 특히 회의 요청, 자료 전달, 피드백 요청 등 반복적인 이메일 작업에서는 시간을 아껴준다. 그러나 그 초안은 어디까지나 ‘기초’일 뿐이다. 사용자는 반드시 문장의 흐름, 어투, 맥락 등을 검토해 다듬어야 한다.
사내 문화와 맞지 않는 표현은 제거하라
조직마다 선호하는 말투와 언어 스타일이 존재한다. 어떤 회사는 ‘드라이한 커뮤니케이션’을 선호하고, 어떤 회사는 비교적 자유로운 톤을 허용한다. AI는 기본적으로 포멀하고 무난한 문체를 쓰기 때문에, 해당 조직의 문화와 맞지 않을 경우 어색하게 느껴질 수 있다. 따라서 회사 내부 문서나 기존 이메일 예시를 참조해 어투를 맞추는 작업이 필요하다.
수신자 중심 사고를 바탕으로 수정하라
AI는 발신자의 입장에서 문장을 작성하지만, 이메일의 실제 수신자는 따로 있다. 따라서 이메일을 수정할 때는 “이 문장을 읽는 사람이 누구일까?”를 반드시 고려해야 한다. 상대방의 직급, 관심사, 상황 등을 반영해 ‘읽는 사람의 언어’로 전환하는 작업이 핵심이다.
예를 들어, 바쁜 팀장에게 보내는 이메일이라면 서론을 줄이고 핵심부터 전달하는 방식이 적절하고, 협업을 요청하는 메일이라면 상대방이 얻을 수 있는 이점까지 함께 서술해야 한다.
이메일에도 ‘사람의 흔적’이 필요하다
생성형 AI는 더 이상 낯선 기술이 아니다. 이메일을 포함한 다양한 비즈니스 문서를 빠르게 작성하고, 시간을 절약하며, 실수 없는 결과물을 만들 수 있다는 점에서 이미 널리 활용되고 있다. 그러나 아무리 기술이 뛰어나도, 상대방은 여전히 ‘사람의 감각’을 기대한다.
업무용 이메일은 단순히 내용을 전달하는 수단이 아니라, 상대와의 관계를 구축하고 신뢰를 쌓는 도구다. 그 안에는 문장의 온도, 말투의 거리감, 맥락에 맞는 어휘 선택 같은 요소들이 필수적으로 담겨야 한다.
AI는 훌륭한 보조자일 수 있지만, 커뮤니케이션의 책임은 여전히 사람에게 있다. 이메일 한 통이 협업의 시작이자, 인상을 좌우하는 첫 단추임을 기억하며 AI를 똑똑하게 활용해보자.